Privacyverklaring

Laatst gewijzigd: 05-05-2026

Versie: 1.0

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Railtech B.V., gevestigd aan de Korte Dwarsweg 9, 1191 LE te Ouderkerk aan de Amstel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34140994, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens:

E-mail: info@railtechbv.nl

Telefoon: +31 (0)20 496 87 30

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon zoals bedoeld in artikel 4 AVG, met name in een zakelijke (B2B) context binnen de spoor- en infrastructuursector. Hieronder vallen onder meer:

• Accountgegevens
• Naam- en contactgegevens
• Bedrijfsgegevens indien herleidbaar tot een persoon
• IP-adressen
• Bestel- en factuurgegevens
• Sollicitatiegegevens

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

• Klanten en zakelijke relaties (B2B-contactpersonen)
• Websitebezoekers
• Sollicitanten
• Leveranciers en partners
• Personen die contact met ons opnemen

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Accountgegevens
• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• Geslacht (indien verstrekt)
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Bestel- en factuurgegevens
• Sollicitatie- en CV-gegevens

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dit wettelijk verplicht is of uitdrukkelijk door betrokkene is verstrekt in het kader van een sollicitatie.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van artikel 6 AVG:

a) Uitvoering van een overeenkomst (orderverwerking, levering, facturatie, klantcontact,

garantieafhandeling, servicehistorie en claims);

b) Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht en overige relevante wetgeving);

c) Gerechtvaardigd belang, waaronder:

• Relatiebeheer;
• Direct marketing richting bestaande zakelijke relaties;
• Website- en IT-beveiliging;
• Fraudepreventie;
• Interne analyses en kwaliteitsverbetering;
• Camerabeveiliging.

Wij maken hierbij steeds een zorgvuldige belangenafweging.

d) Toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven of analytische cookies). Toestemming kan te

allen tijde worden ingetrokken.

6. Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• Orderverwerking en levering
• Relatiebeheer
• Facturatie en administratie
• Verbetering van website en dienstverlening
• Marketingcommunicatie (indien toegestaan)
• Sollicitatieprocedures
• Beveiliging van systemen en bedrijfsterreinen

Geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen vindt niet plaats.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van verwerking, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Voorbeelden van bewaartermijnen:

• Fiscale gegevens: 7 jaar;
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding procedure, of tot 1 jaar met toestemming;
• Personeelsgegevens: 5–7 jaar na einde dienstverband (wettelijk), anders maximaal 2 jaar;
• Garantie- en aansprakelijkheidsdossiers: 5 jaar na afhandeling;
• In geval van (dreigend) geschil of risicovolle levering: tot 20 jaar conform artikelen 3:306 en 3:307–310 BW;
• Camerabeelden: maximaal 30 dagen, tenzij noodzakelijk voor incidentafhandeling;
• Marketinggegevens:
• Tot 2 jaar na laatste contactmoment, tenzij sprake is van een actieve klantrelatie;
• Bij bezwaar of verzoek tot uitschrijving: per direct;
• Cookies: conform cookiebeleid, maximaal 2 jaar.

8. Bewaartermijnen bij bijzonder omstandigheden

In geval van een (dreigend) geschil worden relevante gegevens niet verwijderd en wordt de termijn opgeschort, totdat de geldende verjaringstermijn is verstreken of zoveel eerder dat de dreiging is komen te vervallen.

9. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals IT-dienstverleners, hostingproviders, logistieke partners, betaalproviders en adviseurs. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

10. Doorgifte buiten de EU

Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG (zoals Standard Contractual Clauses).

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, waaronder versleuteling, toegangsbeperking, back-ups en autorisatieprocedures.

12. Camerabeveiliging

Op het terrein bevinden zich beveiligingscamera’s ter bescherming van personen en eigendommen. Camerabeelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden, bewaard conform geldende regelgeving en alleen ingezien door bevoegde personen. Voor de reguliere bewaartermijn zie paragraaf 7. Ingeval van een incident: tot het moment dat het onderzoek is afgerond en geen vervolg wordt ingesteld, respectievelijk tot het moment dat in geval van een civiel- of stafrechtelijke procedure, waarin de beelden als bewijs worden ingebracht, de termijn om tegen de uitspraak in beroep of cassatie te kunnen gaan is verstreken.

13. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar en intrekking van toestemming. Verzoeken kunt u indienen via info@railtechbv.nl . Wij reageren binnen één maand. Indien u meent dat wij onjuist omgaan met uw gegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Aansprakelijkheid

Hoewel deze privacyverklaring met zorg is opgesteld, kan Railtech B.V. niet aansprakelijk worden gesteld voor onjuistheden of onvolledigheden daarin. Aan deze verklaring kunnen geen rechten worden ontleend anders dan voortvloeiend uit dwingend recht.

15. Wijzigingen

Railtech B.V. behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar via www.railtechbv.nl/privacypolicy.